Nie każdy przedsiębiorca, szczególnie początkujący może sobie pozwolić na budowę magazynów. Dla niektórych jest to po prostu nieopłacalne. Stąd na rynku pojawiły się firmy, które oferują usługę polegającą na wynajmowaniu powierzchni magazynowej.
Wyszukanie odpowiedniego magazynu to wbrew pozorom nie jest łatwa sprawa. Szczególnie kiedy firma ma specyficzne oczekiwania albo niezbędna powierzchnia jest bardzo duża. Aby wynająć dobry magazyn, trzeba wziąć pod uwagę wiele aspektów.
Po pierwsze, pod uwagę należy brać lokalizację. Magazyn musi się znajdować w odpowiednim miejscu, aby dojazdy do niego nie powiększały kosztów. Oczywistą rzeczą jest również cena, którą zapłaci przedsiębiorca za wynajem magazynu. Nie może być wygórowana, tzn. musi mieścić się w granicach kalkulacji opłacalności.
Obojętnie czy firma zajmuje się produkcją, handlem, przechowywaniem towarów czy transportem, powierzchnia magazynowa musi być dokładnie dopasowana do potrzeb i profilu działalności. Dlatego wyszukanie odpowiedniego magazynu bywa dość skomplikowane. Z drugiej strony wynajęcie nie wymaga ogromnych nakładów finansowych związanych z budową własnej hali. W przypadku wynajmowania hali wystarczy cykliczna opłata.
Na co jeszcze zwrócić uwagę przy wynajmowaniu hali?
Kiedy przedsiębiorca przeszukuje różnego rodzaju ogłoszenia, które oferują magazyny na wynajem, musi zwracać uwagę na to, by były one dostosowane do potrzeb firmy. Przede wszystkim pod względem powierzchni. Warto także uwzględnić rozwój firmy w najbliższym okresie. Trudno sobie wyobrazić sytuację, kiedy po kilku miesiącach działalności firma będzie narażona na koszty przenoszenia swojej działalności do innego magazynu. Może się to także wiązać z karą za zerwanie umowy najmu, gdyż umowy podpisuje się na określony czas.
Niezwykle ważne jest to, żeby przeprowadzić wizję lokalną na miejscu i sprawdzić wszystkie elementy magazynu. Jedną z takich rzeczy jest sprawdzenie wielkości bram. Czy są one wystarczająco duże i na jakim poziomie są usytuowane? Czy będzie możliwy łatwy rozładunek i załadunek samochodów, które są we flocie firmy? Czy jest możliwość skorzystania z rampy?
Niektóre firmy potrzebują powierzchni magazynowej do przechowywania specyficznych towarów jak chemia gospodarcza, artykuły spożywcze czy leki. Należy sprawdzić, czy magazyn spełnia warunki do magazynowania takich towarów. Jeszcze trudniej znaleźć powierzchnię magazynową, w której jest możliwość regulowania temperatury, przechowywania żywności czy nawet mrożonek. Jeżeli magazyn nie spełnia takich warunków, to sprawdzić należy, czy jest możliwość przystosowania obiektu do takich właśnie potrzeb.
Kolejna ważna sprawa to sprawdzenie, czy dostęp do magazynów możliwy jest przez 24 godziny na dobę. Ma to ogromne znaczenie, szczególnie kiedy wynajmowane są magazyny logistyczne i przeładunki oraz transport trwają całą dobę. Równie ważne jest zabezpieczenie terenu, oświetlenie, ochrona, łatwy i utwardzony dojazd. Na terenie powinna odbywać się także kontrola wjeżdżających i wyjeżdżających pojazdów oraz musi znajdować się całodobowy monitoring. Należy zwrócić także uwagę na to czy wszystkie te dodatkowe aspekty zostały uwzględnione w cenie wynajmu, czy stanowią jakieś dodatkowe koszty.
Co jeszcze może być ważne?
Bardzo często, oprócz samej powierzchni magazynowej, potrzebna jest również odpowiednia część biurowa i socjalna. Należy sprawdzić, czy istnieje możliwość wydzielenia takiej części, a może już takie pomieszczenie istnieją. Jeżeli w budynku istnieje część biurowa, należy dokładnie przeanalizować czy spełnia potrzeby firmy.
Na koniec jeden z najważniejszych problemów, jakim jest cena wynajmu. Ważne jest to, że cena ofertowa może nie obejmować wszystkich aspektów takich jak ochrona czy monitoring. Dlatego należy wszystko sprawdzić na miejscu.
Podczas podpisywania umowy należy zwrócić uwagę na wszystkie klauzule zawarte w dokumencie. Kto i za co ponosi koszty dodatkowe związane np. z odśnieżaniem terenu albo dachu magazynu. Powinno być także ustalone, w jakim zakresie najmujący jest odpowiedzialny za usterki i szkody powstałe podczas użytkowania.
